ボーイスカウト沖縄県連盟

１０月２３日（火）午後７時３０分からGoogle Meetを使用して「２０２４年度活動資金造成ゴルフ大会第２回実行委員会」が開催されました。

第２回活動資金造成ゴルフ大会実行委員会
出席者：宮里博史連盟長、伊敷元秀理事長、吉元幸輝事務局長、金城賢理事、下地弘美理事、玉城譲治評議員、中井健評議員
議事：
１．参加申し込み状況について
下記の通り報告された。
10月22日現在　５１組　２０４名（名簿別紙）
２．賞品申し込み状況について
下記の通り報告された。
10月22日現在　４０先　１２５品（名簿別紙）
参加者全員に配布する数量　、順位賞等にふさわしいもの等確認、足りない場合の対応が討議された
３．各委員会の準備・進捗状況について
下記の通り確認した。
賞品委員会：依頼先からの回収、提供者リスト作成（賞品内容、会社名、代表者名、住所等）、賞品搬入（賞品事前車積み込み11月2日午後６時、担当（吉川、吉元、金城）
賞品展示（当日午前6時集合、展示作業）
順位番号、各賞名貼り付け
提供者名掲示（プロジェクター、当日搬入分確認）
必要に応じて賞品に熨斗紙を貼る
礼状配布、抽選後（ビンゴ機）賞品配布
総務委員会：ニアピン（4か所）ドラコン（2番、18番の2か所）表示板と各フラッグをスタート室に持っていき表示板を該当ホールに設置してもらう。各フラッグはアウト1番目のスタート、イン1番目スタート組に渡してもらう。
挨拶ルールメモ（210枚）を受付に渡してラウンドカードに添付してもらう。
配布用ドリンクをアイスボックスに入れる。午前と午後スタート分を分けて入れる。壁に「ボーイスカウトゴルフ大会参加者の皆さん、ご自由に飲んで下さい」とガムテープで掲示する。在庫確認
お礼状,賞品配布、記録写真、最終順位表入手。
賞品、寄附金提供者後日お礼状送付。（リスト作成）
ゴルフ場との精算
実施報告書作成（12月理事会へ報告）
参加推進委員 ：大会参加者の呼びかけ。（50組確保）
４．当日のスケジュール
賞品委員会 ：午前6時ゴルフ場集合（賞品展示、抽選番号、順位賞貼り付け）、抽選、賞品配布
総務委員会 : 午前６時集合。　参加者迎え。
お礼状配布、抽選,賞品配布担当は午前11時集合。
昼食・・・・適宜交代、サインは「BSゴルフ大会実行委員会、氏名」
飲物は持参のこと
後片付け・・・一部賞品持ち帰り、持参した備品持ち帰り、解散は午後6時半ごろ
５．準備品
参加者用ドリンク（一人２本×200人＝４００本　24本入り１７ケース）、アイスボックス、氷…ゴルフ場に依頼済み、ドリンク利用案内・・・壁に掲示、大会横幕・・・ゴルフ場に依頼済み、PC、プロジェクター、延長コード、賞品、寄附金提供者リスト、番号シール、ビンゴ機、
順位表表示：優勝、2位、3位,ラッキー７、ブービー、ニアピン、ドラコン、、該当賞品選別、郵送可能なもの優）、挨拶・ルールメモ（210枚　別紙）、お礼状、封筒（210枚　別紙）、ニアピン、ドラコン表示板、ニアピンフラッグ、ドラコンフラッグ（紙で 5名分程度追加記載枠貼り付け）（ドラコンフラッグは遠くから見えるようにを長くした方が良い）、ハサミ、セロテープ、ガムテープ、熨斗紙、マジックペン、賞品もち帰りビニール袋、領収書（当日寄付者対応）、後日送付する賞品・寄付者へのお礼状（別紙）
以上